Y risgiau
- Lawrlwytho maleiswedd yn fwriadol neu’n anfwriadol.
- Cael eich targedu gan deilwra cymdeithasol.
- Cyflawni neu gynorthwyo twyll.
- Creu atebolrwydd cyfreithiol drwy weithgarwch anghyfreithlon neu ddiffyg cydymffurfiaeth â rheoliadau neu hawlfraint.
- Cael mynediad heb awdurdod i wybodaeth hanfodol.
- Rhoi mynediad answyddogol heb awdurdod i wybodaeth hanfodol.
- Defnydd amhriodol o’r cyfryngau cymdeithasol.
- Cael mynediad i gynnwys amhriodol.
- Lawrlwytho cynnwys at ddefnydd personol (cost a materion band-eang).
- Gwastraffu amser.
Pwysigrwydd cael polisi staff
Gall diogelwch technegol a hyfforddiant staff leihau nifer y materion sy’n codi, ond mae polisïau staff effeithiol hefyd yn hanfodol am eu bod yn egluro beth sy’n dderbyniol … a beth nad yw’n dderbyniol.
Mae’r dudalen hon yn rhoi trosolwg o’r materion allweddol. Dylech ystyried ceisio cyngor proffesiynol wrth ddrafftio polisïau staff a newid contractau cyflogeion. Mae hefyd yn werth cael cyngor ynghylch sut i gyflwyno polisïau newydd i staff a’u cyfuno â rhaglen hyfforddi.
Beth i’w Gynnwys mewn Polisi Defnydd Derbyniol
- Os a / neu pryd y mae’n dderbyniol gwneud defnydd preifat o’r rhyngrwyd.
- Pa fath o gynnwys nad yw’n dderbyniol.
- Sut y dylid trin gwybodaeth gyfrinachol.
- Defnydd diogel a chyfrifol o e-bost.
- Defnyddio eiddo’r cwmni fel gliniaduron a dyfeisiau symudol eraill a chymryd gofal ohonynt.
- Rheolau am fynediad o bell i rwydwaith y cwmni sy’n ddiogel ac yn briodol.
- Canllawiau am gaffael a gosod meddalwedd, yn cynnwys lladrad.
- Canllawiau diogelwch fel defnyddio a diogelu cyfrineiriau cryf.
- Gwahardd prosesau i rannu a lawrlwytho deunydd â hawlfraint arno.
- Manylion unrhyw weithgarwch monitro y byddwch yn ymgymryd ag ef, os o gwbl.
- Canlyniadau torri’r polisi.
Beth i’w gynnwys mewn polisi e-bost
- Ymwadiadau ar negeseuon e-bost (er enghraifft “At ddefnydd y derbynnydd yn unig y mae cynnwys yr e-bost hwn wedi’i fwriadu. Os ydych wedi’i dderbyn mewn camgymeriad, dylech ei ddileu…”).
- P’un a oes angen cydsyniad rheolwr i gael mynediad i e-bost allanol a’i gynnwys.
- Canllawiau ychwanegol, os yw’n briodol, sy’n ymwneud â GDPR; deddfwriaeth a chyfreithiau enllib mewn perthynas â gwerthu dros e-bost ac o bell.
- Sut i fynd i’r afael â gwybodaeth gyfrinachol pan gaiff ei hanfon dros e-bost, yn cynnwys p’un ai e-bost yw’r sianel gyfathrebu briodol a ph’un a ddylai gael ei hamgryptio ai peidio.
Paratoi a gweithredu polisi
- Sefydlu’r risgiau.
- Cynnal unrhyw ymgynghoriad angenrheidiol ar y polisïau arfaethedig er mwyn sicrhau ymarferoldeb a chyfreithlondeb.
- Cymaint â phosibl, gwnewch yn siŵr fod y polisi yn cyd-fynd â’ch busnes yn hytrach nag i’r gwrthwyneb.
- Dylech gael cydbwysedd rhwng ymarferoldeb, ymddiriedaeth a rheolaeth.
- Os ydych yn defnyddio polisi oddi ar y silff, gwnewch yn siŵr ei fod yn gymwys i’ch amgylchiadau a’i fod yn hawdd ei ddeall. Gwnewch newidiadau a symleiddiwch neu ymhelaethwch lle y bo angen.
- Dylech gynnwys polisïau newydd mewn llawlyfrau staff, y rhaglen sefydlu i gyflogeion newydd a, lle y bo’n briodol, ar fewnrwyd y cwmni.
- Gwnewch yn siŵr ei fod yn cyd-fynd â gweithdrefnau disgyblu, contractau cyflogeion a pholisïau eraill fel diffyg cydymffurfiaeth.
- Dosbarthwch y polisi pan fydd wedi cael ei gwblhau a gwnewch yn siŵr ei fod ar gael yn hawdd.
- Dylai rhywun yn y cwmni fod yn gyfrifol am weithredu a monitro’r polisi.
- Adolygwch y polisi yn rheolaidd er mwyn gwneud yn siŵr ei fod yn gyfredol ac yn berthnasol bob amser.
Rhagor o wybodaeth
Gweld a lawrlwytho Polisi Defnydd Derbyniol enghreifftiol
